Často píšete obchodné alebo osobné e-maily. Ako ich správne ukončiť?
V 21. storočí pravdepodobne každý aspoň raz poslal e-mail. Čoraz viac pošty sa posiela elektronicky a nie je nezvyčajné, že mnohí ľudia majú dve e-mailové adresy - pracovnú a osobnú. Aj keď nevyriaďujete pracovnú poštu, ale len osobnú, musíte si dať pozor na jej správne ukončenie.
Koniec e-mailu alebo jeho ukončenie je vašou poslednou príležitosťou urobiť na príjemcu dobrý dojem. Záverečná časť e-mailu sa líši v závislosti od kontextu e-mailu, či ide o pracovný alebo obchodný e-mail alebo osobnú korešpondenciu.
Zakončenie obchodného e-mailu
Pri písaní obchodného e-mailu je dôležité zabezpečiť, aby bolo ukončenie e-mailu slušné a profesionálne. Je to vaša posledná príležitosť zanechať dobrý dojem na príjemcu, či už ide o spolupracovníka, potenciálneho klienta alebo dokonca vášho šéfa.
Ak máte s osobou, ktorej píšete e-mail (zvyčajne vo vašej spoločnosti), dobré vzťahy, môžete použiť neformálnejšiu odpoveď.
Pri písaní záveru profesionálneho e-mailu by ste mali uviesť svoje celé meno a kontaktné údaje, pretože to môže fungovať ako akási digitálna vizitka.
Záver obchodného e-mailu neznámej osobe
Keď píšete e-mail niekomu, s kým nemáte žiadny vzťah, píšete e-mail neznámej osobe s cieľom vyvolať odpoveď alebo nadviazať nejaký obchodný vzťah. A keďže túto osobu nepoznáte, mali by ste byť v obsahu e-mailu a na jeho konci mimoriadne zdvorilí.
Keďže cieľom chladného e-mailu je vygenerovať odpoveď, zvážte použitie výzvy na akciu tesne pred záverečným uzavretím. Výzva na akciu pomáha uľahčiť konverzáciu a môže byť taká jednoduchá ako "Ak máte záujem, kedy by bolo najlepšie, aby ste si na budúci týždeň zavolali?". Zahrnutím podobnej frázy na konci e-mailu dáte príjemcovi konkrétnu otázku, na ktorú má odpovedať, čo zvyšuje pravdepodobnosť, že príjemca na chladný e-mail odpovie.
Tak ako pri iných obchodných e-mailoch, na konci správy uveďte svoje celé meno a kontaktné údaje.
Osobné e-maily
Osobné e-maily od priateľov, členov rodiny alebo blízkych spolupracovníkov môžu mať iný tón ako e-maily písané v profesionálnejšom kontexte.
Pri zvažovaní, ako sa podpísať pod e-mail, ktorý je určený osobnému kontaktu, nie je potrebné byť profesionálny a používať zdvorilostné frázy. V prípade osobných e-mailov závisí záver, ktorý zvolíte, skôr od vašich vlastných preferencií a znalosti osoby, ktorej e-mail posielate.
Zakončenie e-mailov nie je také dôležité ako predmet alebo slová v samotnom e-maile, ale je dôležité. Ak neviete, ako správne ukončiť e-mail, môžete zničiť skvelý e-mail. Venujte preto niekoľko sekúnd navyše a uistite sa, že svoj e-mail ukončíte správnymi slovami pre danú situáciu a pre príjemcu - vaše e-maily budú efektívnejšie.
